Account.Clinic ระบบบริหารจัดการงานสำนักงานบัญชีแบบครบวงจร

Account.Clinic คือแพลตฟอร์มที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยสำนักงานบัญชีบริหารจัดการงานทั้งหมดอย่างครบวงจร ตั้งแต่การจัดการข้อมูลลูกค้า การกำหนดงานภาษี การติดตามสถานะงานประจำเดือน การควบคุมคุณภาพงานของทีมบัญชี ไปจนถึงการสรุปผลการทำงานของแต่ละฝ่ายในแต่ละเดือน ช่วยลดงานซ้ำซ้อน เพิ่มความแม่นยำ และทำให้ทุกขั้นตอนเป็นมาตรฐานเดียวกัน

ด้วยโครงสร้างการทำงานที่ออกแบบมาเพื่อสำนักงานบัญชีโดยเฉพาะ Account.Clinic ทำให้การรับงานจากลูกค้า การติดตามงาน การจัดการเอกสาร และการตรวจสอบคุณภาพงาน เป็นไปอย่างอัตโนมัติและโปร่งใส

ทีมบัญชีสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วขึ้น และลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการสื่อสารหรือการจัดการข้อมูลแบบเดิม ๆ ตอบโจทย์นักบัญชียุคใหม่

---

Account.Clinic เหมาะสำหรับสำนักงานบัญชีทุกขนาด รวมถึงนักบัญชีที่ต้องการระบบทำงานที่โปร่งใส มีมาตรฐาน และช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันด้วยข้อมูลชุดเดียวในระบบเดียวที่จัดการงานได้ทุกมิติ

ระบบนี้ช่วยเปลี่ยนงานบัญชีที่ยุ่งยากให้กลายเป็นการจัดการที่ง่าย ลื่นไหล เป็นระเบียบ ตั้งแต่งาน บัญชี จนถึง งานภาษี ลดความผิดพลาดเรื่องงานประจำเดือน พร้อมบริหารจัดการทุกขั้นตอนในที่เดียว ครบ จบ และมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้สำนักงานบัญชีของคุณ ควบคุมคุณภาพทีมอย่างเป็นระบบ สรุปผลงานทีมได้อย่างโปร่งใส ทำงานได้อย่างมาตรฐานและคล่องตัวมากกว่าที่เคย ทั้งหมดนี้ด้วย Account.Clinic เท่านั้น.

เหตุผลที่สำนักงานบัญชีควรสนใจปัญหาเหล่านี้ กับบทบาทของระบบ Account.Clinic

หลายปัญหาที่พบระหว่าง นักบัญชี และผู้ประกอบการ ไม่ได้เกิดจากความ “ไม่ตั้งใจ” แต่เกิดจากโครงสร้างการทำงานที่ไม่เอื้อ เช่น เอกสารกระจัด กระจาย, การสื่อสารไม่ชัด, ไม่มี automation, ไม่มีระบบแจ้งเตือน ฯลฯ ถ้าสำนักงานบัญชีมีระบบที่ดี อย่าง Account.Clinic ที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว จัดการลูกค้า เอกสาร งานภาษี งานกระทบยอด งานวางบิล ฯลฯ

ซึ่งจะช่วยให้สำนักงานบัญชีของท่าน :

1. ลดความยุ่งยากและงานซ้ำซ้อน
จัดโครงสร้างงานให้เป็นระบบ ลดขั้นตอนที่เสียเวลา และลดการตามงานแบบแมนนวล

2. ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำ
ข้อมูลไม่ตกหล่น ตรวจสอบย้อนหลังได้ชัดเจน ทำให้งานบัญชี–ภาษีมีความถูกต้องมากขึ้น

3. งานเดินเร็วขึ้นเพราะเห็นสถานะชัดเจน
ทีมงานรู้ทันทีว่างานอยู่ขั้นตอนไหน ใกล้ครบกำหนดหรือยัง ทำให้งานไม่ค้างคา

4. ควบคุมคุณภาพงานได้ง่ายขึ้น
ผู้ตรวจทานหรือผู้บริหารเห็นภาพรวมของแต่ละทีมแบบเรียลไทม์ ควบคุมมาตรฐานงานได้ดีขึ้น

5. ทำให้การทำบัญชีและภาษีเป็นมาตรฐานมากยิ่งขึ้น
ทุกกระบวนการมี Workflow ชัดเจน ลดความแตกต่างในการทำงานของแต่ละคน

6. เพิ่มประสิทธิภาพทีมงาน ไม่ว่าช่วงปกติหรือช่วงงานภาษี (peak season)
ระบบช่วยแบ่งงาน วางแผนงาน และลดคอขวด ทำให้ทีมทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ

7. ทีมประชุมน้อยลง ลดการตามงานซ้ำ ๆ
สถานะงานและเอกสารถูกรวมอยู่ในระบบเดียว ไม่ต้องถามซ้ำ–ประชุมซ้ำ ลดเวลาสูญเปล่า

8. เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
เพราะงานเสร็จตรงเวลา การสื่อสารชัดเจน และลูกค้าเช็กสถานะหรือติดตามงานได้สะดวกขึ้น

9. ผู้บริหารตัดสินใจได้เร็วขึ้นด้วยข้อมูลเรียลไทม์
เห็นภาพรวมงาน รายได้ ปัญหาค้าง รายเดือน/รายทีม ได้ทันที

10. ช่วยปรับบรรยากาศการทำงานให้น่าทำงานมากขึ้น
ลดความเครียด ลดงานไล่ตามเอกสาร ทำให้ทีมมีเวลาทำงานเชิงคุณภาพมากขึ้น

11. สร้างมาตรฐานการทำงานที่แข็งแรง และรองรับการขยายทีมในอนาคต
ระบบที่ดีช่วยให้ onboarding ง่าย ทำให้รับพนักงานเพิ่มได้โดยไม่ทำให้คุณภาพงานตก

12. พร้อมรองรับการขยายตัวของสำนักงานบัญชีในระยะยาว
โครงสร้างงานเป็นระบบ จัดการลูกค้าได้มากขึ้น โดยไม่เพิ่มความยุ่งยาก

13. เพิ่มโอกาสในการรับลูกค้าได้มากขึ้น
เพราะทีมทำงานคล่องขึ้น รับงานได้มากขึ้น และบริการมีมาตรฐานที่สร้างความเชื่อมั่นให้ลูกค้าใหม่

ภาพรวมฟีเจอร์หลักของระบบ

• ระบบจัดการงานภาษี (Tax & VAT Monthly)
• ระบบจัดการกระทบยอดสมุดบัญชี (Reconcile Bank)
• Dashboard งานประจำเดือน
• ระบบ Pending ประเด็นค้างติดตาม
• Customer Billing การวางบิลรายเดือน
• ตั้งค่าระบบสำนักงานบัญชีแบบละเอียด (ทีม นักบัญชี ลูกค้า สิทธิ์ และค่าบริการ)

Account.Clinic – Workflow

ระบบบริหารจัดการงานสำนักงานบัญชี

⚙️ ตั้งค่าระบบพื้นฐาน

🧾 ตั้งค่าประเภทภาษี (Tax Type)
↓
📅 ตั้งค่ากำหนดวันส่งเอกสาร (Document Deadline)
↓
👥 ตั้งค่าทีมนักบัญชี Lead / Supervisor
↓
👤 ตั้งค่านักบัญชีผู้ดูแลลูกค้า (Account Handler)
↓
📌 ตั้งค่าหัวข้อ Pending ที่ใช้ติดตาม (Pending Topic)
↓
🔐 ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล Job รายเดือน
↓
🏢 เพิ่มรายชื่อผู้ประกอบการ (Add Contact)
↓
😎 ซ่อน/ยกเลิกซ่อนรายชื่อผู้ประกอบการที่หมดสัญญา
↓
📞 กำหนดรายชื่อผู้ประสานงาน (Document / Salary / Collect Money / Other)
↓
📂 จัดกลุ่มลูกค้า (Contact Category)
↓
🏭 ตั้งประเภทธุรกิจ
↓
👩‍💼 เพิ่มนักบัญชี / พนักงาน + ตั้งค่าแผนก
↓
💸 กำหนดค่าบริการรายเดือน (Billing Setup)

จุดเด่นของระบบ Account.Clinic

1. จัดการงานบัญชีครบวงจร

• บันทึกงานใหม่ได้ง่าย พร้อมกำหนดวันครบกำหนด (Due date)
• ติดตามสถานะงานทุกขั้นตอนแบบเรียลไทม์
• เหมาะสำหรับงานรายเดือน รายปี และงานพิเศษ

2. ระบบติดตามงานลูกค้าแบบเป็นระบบ

• ข้อมูลลูกค้าเก็บเป็นหมวดหมู่ ค้นหาง่าย
• ดูประวัติการส่งข้อมูลของลูกค้า
• ตรวจสอบสิทธิ์และบริการที่ลูกค้ารับอยู่ได้ทันที

3. คลังเอกสารออนไลน์

• อัปโหลดเอกสารสำคัญ เช่น ภพ.30, งบการเงิน, เอกสารภาษี ต่างๆ
• แชร์ไฟล์ให้ลูกค้าหรือทีมงานได้อย่างปลอดภัย
• ลดปัญหาเอกสารตกหล่น

4. Dashboard ภาพรวมงานสำนักงาน

• เห็นงานที่ค้าง งานใกล้ครบกำหนด และงานที่เสร็จแล้วแบบชัดเจน
• ผู้บริหารใช้วางแผนและควบคุมคุณภาพงานได้ง่ายขึ้น

5. ระบบปฏิทินงานภาษี

• รวมกำหนดส่งงานภาษีรายเดือน/รายปี
• แจ้งเตือนอัตโนมัติ ลดโอกาสส่งงานล่าช้า

6. รองรับการทำงานหลายสิทธิ์ผู้ใช้

• แบ่งงานตามทีม เช่น บัญชี ภาษี ตรวจสอบภายใน
• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ตามตำแหน่ง

🎯 ประโยชน์ที่สำนักงานบัญชีจะได้รับ

• ลดความผิดพลาดจากการทำงานที่ซ้ำซ้อน
• ทีมงานรู้หน้าที่ของตัวเองชัดเจน
• ผู้บริหารเห็นสถานะงานแบบเรียลไทม์
• ลูกค้ารับบริการได้อย่างเป็นระบบ และตรวจสอบย้อนหลังได้
• ทำให้งานทั้งสำนักงานเดินหน้าอย่างเป็นระเบียบและตรวจสอบได้

---

💼 เหมาะสำหรับ

• สำนักงานบัญชีทุกขนาด
• นักบัญชีที่ต้องการระบบจัดการงานแบบโปร่งใสและมีมาตรฐาน
• ทีมที่ต้องทำงานร่วมกันและต้องการข้อมูลตรงกันในระบบเดียว

___

SECTION 1: เมนูตั้งค่าระบบ (System Setup)

1. ตั้งค่าประเภทภาษี (Tax Type Setup)

ใช้กำหนดประเภทภาษีที่สำนักงานรองรับ เช่น

• ภพ.30
• ภงด.1, 3, 53
• ภาษีซื้อ/ขาย
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

แต่ละประเภทสามารถเปิด/ปิดการใช้งานใน Job รายเดือน เพื่อให้ระบบสร้างใบงานสรุปภาษีเฉพาะที่จำเป็นในเดือนนั้น

---

2. ตั้งค่ากำหนดวันส่งเอกสารจากผู้ประกอบการ

ตั้งค่า Deadline สำหรับส่งเอกสารรายเดือน สำหรับลูกค้าทุกรายเป็นมาตรฐานวันเดียวกัน ใช้ในการแจ้งเตือน และค้นหาผู้ประกอบการที่ส่งล่าช้า (Overdue)

---

3. ตั้งค่าทีมนักบัญชี Lead / Supervisor

จัดการรายชื่อหัวหน้าทีมบัญชี Lead/Supervisor จะมีสิทธิดูภาพรวมงานของทีม และตรวจสอบงานก่อนปิด Job

---

4. ตั้งค่าทีมนักบัญชีผู้ดูแลลูกค้า

กำหนดนักบัญชีประจำผู้ประกอบการแต่ละราย
ระบบจะใช้ข้อมูลนี้ในการ:

• จัดสรร Job รายเดือน
• แจ้งเตือนงานที่ต้องทำ
• สรุปผลงานรายเดือนของทีม

---

5. ตั้งค่าชื่อหัวข้อประเด็นที่รอการติดตาม (Pending Topic)

• ขอเอกสารเพิ่ม
• รายการไม่ตรงยอด
• เอกสารผิดรูปแบบ

เพื่อใช้งานร่วมกับหน้า Pending History ได้อย่างเป็นระบบ

---

6. ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง Job ประจำเดือน

สามารถกำหนดว่าฝ่ายไหนเห็น Job ไหนได้บ้าง เช่น:

• ทีม Tax เห็นเฉพาะงานภาษี
• ทีม Reconcile เห็นเฉพาะงานกระทบยอด
• ผู้บริหารเห็นทุกงานทุกเดือน

---

7. เพิ่ม/ซ่อน/จัดการรายชื่อผู้ประกอบการ (Contact Management)

Add Contactเพิ่มข้อมูลผู้ประกอบการแบบครบถ้วน เช่น

• ข้อมูลบริษัท
• เลขผู้เสียภาษี
• ประเภทธุรกิจ
• ค่าบริการรายเดือน
• นักบัญชีผู้ดูแล

ซ่อน/ยกเลิกซ่อนรายชื่อ

สำหรับผู้ประกอบการที่หยุดใช้บริการแล้ว
ระบบเก็บข้อมูลไว้โดยไม่ลบ และสามารถกู้กลับได้ทุกเมื่อ

---

8. ตั้งชื่อผู้ประสานงานประจำผู้ประกอบการ

แยกประเภทผู้ประสานงานเป็น 4 หมวด

• Type Document
• Type Salary
• Type Collect Money
• Type Other

เพื่อการติดตามงานและเอกสารอย่างเฉพาะเจาะจง

---

9. Contact Category – จัดกลุ่มลูกค้า

• กลุ่ม ขนาดเล็ก S
• กลุ่มบริษัทขนาดกลาง M
• กลุ่มบริษัทใหญ่ ขนาด N

ใช้ในการเรียกดู Dashboard แบบแบ่งหมวดหมู่ได้ง่าย

---

10. จัดกลุ่มประเภทธุรกิจผู้ประกอบการกำหนด Category เช่น

• ค้าปลีก
• ผลิต
• บริการ
• นำเข้า–ส่งออก

ทำให้การสรุปข้อมูลหรือวางแผนทีมในอนาคตเป็นเรื่องง่ายขึ้น

---

11. จัดการรายชื่อนักบัญชี / พนักงาน

• เพิ่มนักบัญชีใหม่
• ซ่อน/ยกเลิกซ่อนรายชื่อพนักงาน
• กำหนดสิทธิ์แผนก
• จัดกลุ่มการทำงาน เช่น Tax Team / Reconcile Team / Accounting Team

---

12. เพิ่มแผนกการทำงานภายในสำนักงานบัญชี เช่น

• ฝ่ายบัญชี
• ฝ่ายภาษี
• ฝ่ายตรวจสอบ
• ฝ่ายเก็บเงิน

มีผลต่อการมอบหมายงานในระบบ

---

13. กำหนดค่าบริการรายเดือน (Billing Setup)

ใส่ค่าบริการประจำเดือนของลูกค้าแต่ละรายในฐานข้อมูลลูกค้า (ผู้ประกอบการ) ใช้เชื่อมกับเมนู Customer Billing เพื่อสรุปยอดวางบิล

---

SECTION 2: ระบบจัดการงานประจำเดือน (Monthly Job Management)

ระบบจะแยกงานเป็น 3 ประเภทหลัก

• Job (Tax & VAT) งานภาษีรายเดือน
• Job (Reconcile) กระทบยอดสมุดบัญชี
• Extra Job งานเพิ่มเติม

---

1. Job (Tax & VAT) – ใบงานสรุปภาษีประจำเดือน

ใช้สรุปงานภาษีแต่ละประเภทที่ต้องจัดทำให้ลูกค้าในเดือนนั้น เช่น

• ภพ.30
• ภงด.1/3/53
• รายงานภาษีซื้อ–ขาย

ฟังก์ชันหลัก

• ติ๊กงานว่าสำเร็จแล้ว
• อัปโหลดเอกสาร
• เพิ่มภาษีเพิ่มเติม (Additional) ถ้ามี
• ลบรายการภาษีที่ไม่ต้องสรุปในเดือนนั้น
• ใส่หมายเหตุ
• ใส่ pending เพ้นพ้อยปัญหาที่เจอในเดือนภาษีนั้นๆเพื่อต้องติดตามต่อในเดือนต่อไป

---

2. Current Month Job (Tax & VAT)

แสดงเฉพาะงานภาษีของเดือนปัจจุบันเหมาะสำหรับการทำงานประจำวันของทีมบัญชี

---

3. All Job (Tax & VAT)

หน้ารวมงานภาษีทุกเดือนย้อนหลัง ใช้ค้นหา ตรวจสอบ และเทียบข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย

---

4. Job Completed History (Tax & VAT)

สรุปงานภาษีที่จบแล้วทุกเดือน ใช้ประเมินประสิทธิภาพทีม หรือทำรายงานให้ผู้บริหารได้

---

5. Job (Tax & VAT) Additional

ใช้เพิ่มภาษีหรือรายการพิเศษที่ไม่อยู่ในลิสต์เดือนนั้น

---

6. Job (Tax & VAT) – ค้างส่งบาร์โค้ด

สรุปรายการที่ นักบัญชี ยังค้างส่งบาร์โค้ดชำระภาษีให้กับลูกค้า (ผู้ประกอบการ) ช่วยให้หัวหน้าทีม หรือผู้จัดการงาน ติดตามต่อได้ทันที

---

SECTION 3: ระบบงานกระทบยอด (Reconcile Bank)

1. Job (Reconcile) – ใบงานสรุป Bank Statement รายเดือน

ใช้สำหรับสรุปการกระทบยอดยอดเงินทางบัญชี
สามารถแนบไฟล์สเตทเมนต์ ใส่หมายเหตุ และเพิ่ม Pending ได้

2. Current Month Job (Reconcile)หน้ารวมงานกระทบยอดของเดือนปัจจุบัน

3. All Job (Reconcile)รวมงานทุกเดือนสำหรับตรวจสอบย้อนหลัง

4. Job Completed History (Reconcile)สรุปงานที่เสร็จแล้ว ใช้ประเมินผลงานทีม

---

SECTION 4: ระบบ Pending ประเด็นค้างติดตาม

Pending History

เป็นหน้าสรุปประเด็นค้างทั้งหมดของลูกค้า เช่น

• เอกสารไม่ครบ
• รายการไม่ตรงยอด
• ขอข้อมูลเพิ่มเติม

สามารถกรองตาม:

• ลูกค้า
• นักบัญชี
• ประเภท Pending
• แผนก

การเพิ่ม Pending ใน Job Reconcile

สามารถกดเพิ่มรายการ Pending จากใบงานกระทบยอดได้ทันที

---

SECTION 5: Customer Billing

หน้าสรุปค่าบริการรายเดือนของลูกค้า
เชื่อมกับข้อมูล Contact และ Billing Setup
ใช้สร้างรายการวางบิลประจำเดือนได้อย่างเป็นระบบ

---

SECTION 6: Dashboard งานประจำเดือน (Monthly Dashboard)

Dashboard สามารถแยกประเภทงานเป็น:

• Tax Monthly
• Reconcile Bank
• Extra Job

ใช้ดูข้อมูลดังนี้:

• งานที่ทำเสร็จแล้ว
• งานค้าง
• งานใกล้ครบกำหนด
• Overdue ลูกค้าที่ส่งเอกสารช้ากว่า Deadline
• จำนวนงานของทีม/นักบัญชีแต่ละคน

---

SECTION 7: การค้นหาและจัดการงานในระบบ

🔍 การค้นหาผู้ประกอบการที่ส่งเอกสารล่าช้า – Overdue

ระบบจะเทียบ:

• กำหนดวันส่งเอกสาร (ที่ตั้งค่าไว้)
• วันที่ลูกค้าส่งจริง

พร้อมแสดงรายชื่อทั้งหมดใน Dashboard

---

ความต่างของ Current Month Job และ All Job

• Current Month Job คือ งานเฉพาะเดือนปัจจุบัน เพื่อให้ทีมโฟกัสมุมมองแบบปฏิบัติงาน
• All Job คือ รวมงานทุกเดือนย้อนหลัง ใช้ค้นหา ตรวจสอบ หรือดูความคืบหน้าทั้งปี

---

🔄 การ Re-Assign Team

เปลี่ยนนักบัญชี/ผู้รับผิดชอบ จากหน้าใบ Job งานได้ทันที เช่น

• ย้ายงานให้ทีมใหม่
• เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเมื่อมีพนักงานลาออก

---